昨今のリモートワーク化に伴い、書面のやり取りにおいての承認について未だ疑問視される承認印の押印。ここに疑問を持たれる方も、私を含めて多いと思います。
多少現状で状況がどうなのか調べたのでソコんところ記載したくなりましたので、気になる方はご参照頂けたらと存じます。
公的紙面においての電子化
書面の電子化において、携帯の契約から各種契約時の約定、製品の取説に至るまで昨今ではどんどん進捗しているのを実感するようになりました。書面効力としては、署名が最も証拠能力が高いとされており、押印は不要とさえされております。
ところがまだまだ押印に対し需要として高いのが、仕事の中での上司承認や客先、取引先との締結承認時の押印。
個人的にも、各押印要求時にどうにか電子化へ移行できないもんかと、日々考察していたところです。
政府発表での押印についてのQ＆A
2020年6月、内閣府、法務省、経済産業省が「押印についてのQ&A」(http://www.moj.go.jp/content/001322410.pdf ）を発表し、官公庁手続きの電子化が本格化しました。
「民間同士の取引における見直しについて」では、企業間での商習慣について改革の方針が示され、「押印が必要な場合においても、書面の電子化のためには電子署名等の電子認証の活用が有意義である」と述べられており、電子署名や電子契約は法的に問題ないという解釈になっています。
背景としては、新型コロナウイルス感染症の影響があり、政府は「新しい生活様式・ビジネス様式を拡大・定着させ、社会全体のデジタル化をに実現する必要がある」としています。
政府発表を踏まえた電子化の動きとして
ここは、各方面での企業様が色々な方法を考察頂いているようなのですが、たまたまこの記事を書く際に、目にした記事があったので少し触れます。
ソフトバンクでの押印の電子化へのプロジェクトに関するものでした。やはりネックとなるのは効力の有無に関する部分で、どう承認化とするのかというところ。
基本的な書面に対してはEDI（Electronic Data Interchange）の使用により大幅にペーパーレス化がなされているであろう最近の企業ではありますが、やはり契約書や申請書などにおいては中々押印という呪縛から逃れられそうにないようです。
業務速度を改善する方法の一番の壁は、上司・役員の承認・決裁と日々感じます。まだまだ大企業であればある程、関係各部が広く、多い為に新しいシステム導入に時間と労力を掛けざるを得ない状況のようです。
公的効力を持たす為の考え
各押印の電子化プロジェクトにおいては、クラウド上での同意承認とまた、その承認効力をどういった形で確たるものとするのか、というところでやはり見てわかる押印が必要ではないのかと考えているようです。
電子契約自体は、「立会人型」と呼ばれる形式であれば契約の効力は発揮されると政府は発表しています。とはいえ、書面での確認において一目瞭然である印として、押印がやはりまだまだ必要なのではないのかと感じます。特に長く仕事に携わると、契約書面など重要な書類に触れる機会も自然と多くなり、見慣れてきます。慣れからくる感覚で、押印があるほうが内容についても信頼度が高いように感じ、より効力があるように見えると思います。
まとめ
様々な書面が電子化、ペーパーレス化されてきています。通常書面とはやはり一線を隔すべく、電子書面においても押印が必要なのではないかなと、現在の移行期間では言えるのではないでしょうか。承認をする機会が多い方は、まだまだご年配の方が多いので、「ぱっと見」も重要な面だと私は思います。
理由の一つで、自身の父も文面を読むのが面倒なのか、一瞥で要るものか要らないのかを決めているようで、その様子から見た目は一つの判断においての基準として重要な役割なのだと感じました。
作成者側に多少デメリットがあろうと、電子印締結のシステムは、早期確立が必要だと思います。
また、同時に社会全体での、電子化においての認知・認識を高めることが火急と感じます。
承認がいつも回覧で、遅すぎて堪らない。そんな方々！声を大にして行きましょう！笑
コメント